Quy trình và thủ tục thành lập công ty

Thủ tục thành lập công ty là gì?

Thủ tục thành lập công ty là việc chuẩn bị 1 loạt các loại giấy tờ, thông tin bắt buộc đã được quy định và hoàn thiện các mẫu biểu căn cứ vào những thông tin đã chuẩn bị, theo quy định tại Luật Doanh Nghiệp 2020. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi công ty dự kiến đặt trụ sở chính.

Căn cứ pháp lý của thủ tục thành lập công ty 2022

Luật Doanh Nghiệp Số 59/2020/QH14 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2021
Nghị định số 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực thi hành ngày 04/01/2021
Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực thi hành ngày 01/05/2021
Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg có hiệu lực thi hành ngày 20/08/2018
Và các văn bản pháp luật liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp khá

Quy trình thành lập công ty

Giai đoạn 1: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân để thành lập doanh nghiệp

Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2020, khi thành lập công ty, cá nhân cần chuẩn bị 1 trong các loại giấy tờ sau:

Giấy chứng minh nhân dân; hoặc thẻ căn cước công dân; hoặc hộ chiếu: bàn sao y, công chứng không quá 3 tháng

Số lượng: 1 thành viên/1 giấy tờ tùy thân

Giai đoạn 2: Chuẩn bị thông tin thành lập công ty

Lựa chọn loại hình công ty định thành lập. Với Luật Doanh Nghiệp 2020, có 5 loại hình công ty cho khối doanh nghiệp tư nhân. Trong đó, có 3 loại hình công ty phổ biến thường được đăng ký, đó là: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Công ty TNHH 1TV – có 1 thành viên, do 1 cá nhân làm chủ), công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên (Công ty TNHH 2TV – có từ 02 đến 50 thành viên) và công ty cổ phần (Công ty CP – có từ 03 thành viên trở lên). Bạn phải xác định được loại hình công ty mà bạn muốn thành lập, trước khi chuẩn bị các bước tiếp theo.
Xác định thông tin cá nhân của chủ sở hữu/thành viên công ty hoặc cổ đông. Xác định người đại diện theo pháp luật và chức danh cụ thể của người đại diện theo pháp luật. (Giám đốc/Tổng giám đốc)
Chuẩn bị tên công ty. Hiện tại, tên công ty/doanh nghiệp đã được đồng bộ hóa dữ liệu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Việc đăng ký tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ không được chấp thuận khi đăng ký doanh nghiệp.
Xác định vốn điều lệ của công ty. Tùy thuộc vào ngành nghề và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của riêng bạn, hãy đăng ký vốn điều lệ phù hợp. Vốn điều lệ không chỉ ảnh hưởng đến năng lược hoạt động của công ty bạn (về mặt pháp lý) mà còn ảnh hưởng đến số thuế môn bài phải nộp hằng năm. Vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống, lệ phí môn bài: 2tr/năm. Trên 10 tỷ, lệ phí môn bài: 3tr/năm.
Xác định địa chỉ trụ sở chính. Địa chỉ trụ sở chính phải thuộc quyền sỡ hữu hợp pháp của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký thành lập công ty phải rõ ràng từ mức địa chỉ cấp 4, bao gồm: số nhà, tên đường/thôn/xóm/ấp – Xã/phường/Thị trấn – Quận/Huyện/Thị Xã/Thành phố trực thuộc tỉnh – Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương.
Xác định ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được đăng ký không hạn chế các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, ngành nghề phải được mã hóa và đăng ký theo mã ngành cấp 4 đã được quy định tại quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
Ngoài ra, theo Luật Doanh Nghiệp 2020 có quy định, khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký số điện thoại công ty. Số điện thoại này có thể là số điện thoại bàn hoặc số điện thoại di động.

Giai đoạn 3: Soạn thảo hồ sơ và quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty

Bước 1: Hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ mở công ty sẽ bao gồm những mẫu biểu đã được quy định cụ thể tại Luật Doanh Nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, sẽ có những mẫu biểu khác nhau. Nhưng cơ bản, sẽ bao gồm những mẫu biểu sau:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Mẫu bắt buộc theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
Phụ lục I-2: áp dụng cho công ty TNHH Một Thành Viên
Phụ lục I-3: áp dụng cho công ty TNHH Hai thành viên trở lên
Phụ lục I-4: áp dụng cho công ty cổ phần
Danh sách thành viên góp vốn đối với công ty TNHH Hai Thành viên trở lên; Danh sách cổ đông góp vốn đối với công ty Cổ Phần
Điều lệ công ty được soạn thảo dựa theo luật doanh nghiệp 2020
Giấy ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư (nếu cá nhân đi nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty)
Giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân/Căn Cước Công Dân/Hộ chiếu) sao y, bản chính không quá 03 tháng của tất cả các thành viên công ty/chủ sở hữu. Và giấy tờ cá nhân sao y bản chính không quá 03 tháng của người được ủy quyền làm thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp (Nếu có)

Bước 2: Quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty và thời gian trả kết quả đăng ký doanh

Cách 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tiếp tại sở KH-ĐT

Bước 1: Soạn, ký hồ sơ và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân như đã liệt kê bên trên
Bước 2: Đến Phòng Đăng Ký Kinh Doanh – Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp hồ sơ
Bước 3: Chuyên viên phòng Đăng Ký Kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ và bàn giao cho doanh nghiệp 1 biên nhận có ghi rõ ngày trả kết quả đăng ký doanh nghiệp (03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ)
Bước 4: Doanh nghiệp căn cứ theo lịch hẹn trên giấy biên nhận để nhận kết quả thành lập công ty.
Sẽ xảy ra 2 trường hợp:
Bước 4.1: Nếu hồ sơ không có sai sót: Phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Bước 4.2: Nếu hồ sơ có sai sót như: tên công ty bị trùng, gây nhầm lẫn, ngành nghề kinh doanh đăng ký sai mã ngành, địa chỉ công ty không hợp lệ,…Chuyên viên sẽ hướng dẫn doanh nghiệp lại hoàn thiện hồ sơ. Khi đó, doanh nghiệp phải soạn lại hồ sơ theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đã điều chỉnh. Lúc này, doanh nghiệp phải chờ thêm 03 ngày làm việc để nhận kết quả thành lập công ty

Cách 2: nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh thông qua hệ thống Cổng Thông Tin Quốc Gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo từng đề mục của mà hệ thống yêu cầu
Bước 3: Scan hồ sơ đã soạn và tải file đính kèm
Bước 4: Ký xác thực và nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Bước 5: Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký qua mạng, hệ thống sẽ gởi email thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký.

Giai đoạn 4: Hoàn thiện thủ tục pháp lý sau khi thành lập công ty

Với việc đơn giản hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp, từ khi Luật Doanh Nghiệp 2020 có hiệu lực ngày 01/07/2015, thì mã số doanh nghiệp và mã số thuế là 1. Quy trình cấp mã số thuế và mã số doanh nghiệp được hiểu đơn giản như sau:

Quy trình cấp mã số doanh nghiệp

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Sở KH-ĐT tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương => hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ => Sở KH-ĐT sẽ gởi 1 “lệnh” lên hệ thống liên thông giữa sở KH-ĐT và cục thuế tỉnh/thành phố => Cục thuế tỉnh/thành phố sẽ căn cứ vào hệ thống quản lý, cấp 1 dãy số gồm 10 chữ số (mã số thuế) lên hệ thống liên thông=> Sở kế hoạch đầu tư sẽ dùng dãy số này và cấp mã số doanh nghiệp.

Như vậy, từ năm 2015, Sở KH-ĐT sẽ không kiểm tra, xác minh các thông tin mà doanh nghiệp đăng ký. Sở KH-ĐT sẽ cấp phép khi bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ. Việc kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau thành lập, sẽ do chi cục thuế/cục thuế quản lý trực tiếp. Vì thế, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn phải thực hiện các thủ tục pháp lý sau đây để tuân thủ các quy định về thuế, tránh bị phạt đáng tiếc.

Khắc con dấu tròn công ty
Đặt bảng hiệu công ty và gắn bảng hiệu trước địa chỉ trụ sở chính. Không có quy định cụ thể về nội dung, kích thước bảng hiệu. Nhưng bảng hiệu phải đảm bảo rõ ràng, thể hiện được 3 thông tin cơ bản của công ty đó là: Tên công ty – Mã số thuế – Địa chỉ.
Kê khai thuế ban đầu với chi cục thuế/cục thuế quản lý. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ bao gồm một số hồ sơ sau: Công văn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định. Công văn đăng ký hình thức kế toán. Quyết định bổ nhiệm kế toán, bổ nhiệm giám đốc….Hồ sơ thuế ban đầu là không cố định về mẫu biểu cũng như số lượng mẫu biểu. Tùy chi cục thuế/cục thuế quản lý, sẽ có những yêu cầu khác nhau về mẫu biểu đăng ký.
Mở tài khoản ngân hàng cho công ty. Vì trong quá trình hoạt động, những hóa đơn mua vào từ 20tr trở lên phải được chuyển khoản từ tài khoản bên mua (công ty bạn) qua tài khoản công ty bên bán. Lúc đó, những khoản chi phí này mới được xem là chi phí được trừ (chi phí hợp lý, hợp lệ) của doanh nghiệp theo Luật Quản Lý Thuế.
Đăng ký chữ ký số và đăng ký tài khoản tại hệ thống thuế điện tử của Tổng Cục Thuế. Từ năm 2013, việc kê khai thuế bắt buộc phải thực hiện qua mạng.
Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và nộp quyết định sử dụng hóa đơn. Từ tháng 04/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được áp dụng trên toàn quốc.

Mọi thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN VÀ KIỂM ĐỊNH KENA

Địa chỉ: Số 9/242 Đường Chùa Vẽ – Phường Đông Hải 1 – Quận Hải An – TP. Hải Phòng

Hotline: 0936300168 – 0393.427.049

Email: kena@kenavn.com

Website: www.kenavn.com